Informasjon om hvordan og hvorfor Kristiansand Orienteringsklubb, heretter KOK, samler inn og behandler personopplysninger. Informasjon retter seg mot medlemmer, mindreårige medlemmers foresatte og frivillige (herunder tillitsvalgte, trenere, oppmenn og andre frivillige).
Når en person blir medlem av et idrettslag har idretten lovlig grunnlag for registrering og behandling (behandlingsgrunnlag) av nødvendige personopplysninger - «medlemsavtalen». Klubbens leder er behandlingsansvarlig for opplysninger som samles inn og behandles.
Ved innmelding i KOK oppgis personopplysninger som navn, fødselsdato, kontaktinformasjon, familietilknytninger, navn foresatte/kontaktinformasjon for medlemmer under 15 år. Ved deltakelse på samlinger/turer innhentes navn og mobilnr til nærmeste pårørende for deltakerne.
Personopplysningene brukes av de i KOK som har et rettmessig behov for tilgang for å følge opp «medlemsavtalen», for eksempel for administrasjon av
- aktiviteter (som arrangementer/treninger/samlinger/konkurranser)
- medlemskap og betalinger
- kurs/lisenser og forsikringer mv.
Personopplysningene som innhentes registreres i idrettsforbundets medlemsregister (Min idrett), klubbens medlemsregister/økonomisystem (24SevenOffice), samt lister som utarbeides når løpere deltar på aktiviteter i regi av klubben. Klubbens hjemmeside (kok.no) og klubbens epostlister lagres på domeneshop.no. Klubbens kartarkiv (kok-o-maps.com) lagres på one.com. Personopplysninger kan bli gjort tilgjengelig for tredjepart som hjelper oss med den tekniske driften av våre IT- og regnskapssystemer. Ingen data lagres utenfor EU.
Medlemmer som har oppgitt mobilnr/e-postadresse, anses å ha samtykket i at klubben kan kontakte vedkommende per e-post og SMS med bakgrunn i «medlemsavtalen».
Fødselsnummer innhentes kun i sammenhenger hvor KOK er pålagt å rapportere dette som en del av utveksling av informasjon med f.eks. offentlige etater eller forsikringsselskap.
Det skal innhentes samtykke hvis det skal behandles personopplysninger som går utover det som er rimelig som følge av «medlemsavtalen», og det ikke finnes annet lovhjemlet behandlingsgrunnlag.
Det kreves ikke særskilt samtykke for at klubben skal kunne distribuere markedsmateriell fra sine sponsorer direkte til personer tilknyttet klubben.
Det benyttes informasjonskapsler ved besøk på vår hjemmeside. Disse session cookies inneholder kun referansenummer til session og ikke noen personopplysninger som IP-adresse.
Ved opphør av medlemskapet slettes personopplysningene fra KOKs register.
For mer informasjon ta kontakt på
